Une approche métier de l’ECM avec Perspective Software


Gartner Magic Quadrant for ECM vendors

Lorsque la micro-informatique est entrée dans les entreprises au début des années 80, tout le monde pensait qu’on allait rapidement entrer dans l’ère de l’entreprise sans papier… Il n’en fut rien. La création d’information sur papier a en fait été multipliée parce facilitée et automatisée. Ensuite, Internet est arrivé et la croissance exponentielle du contenu s’est accélérée, sans pour autant stopper la multiplication des documents papiers.

Au début des années 2000, l’AIIM, Association for Information and Image Management définissait l’ECM (Enterprise Management Content) comme étant « la technologie permettant de capturer, stocker, gérer, préserver et délivrer les contenus et documents liés aux processus organisationnels ». Progressivement cette définition s’est enrichie pour devenir « l’ensemble des stratégies, méthodes et outils permettant la gestion des informations non structurées d’une organisation, où que se trouve l’information » et l’année dernière s’élargissait pour couvrir « la gestion de l’information partout dans l’entreprise, que l’information soit sous forme de document papier, fichier électronique, flux d’impression d’une base de donnée ou même e-mail. »  Elle comporte maintenant la conversion des données aux différents formats électroniques ou non qui auparavant relevait plutôt de l’EDI.

Un marché en forte évolution

Au début des années 2000, le marché des solutions et des outils d’ECM était assez fragmenté et beaucoup des éditeurs de logiciels répondant aux définitions de l’AIIM étaient des sociétés issues du le secteur du « document management » comme Documentum, Open Text ou File Net alors que d’autres provenaient plus directement du Web comme Vignette, Interwoven ou du Rich Media comme Adobe. En 2002-2003, le marché a commencé de se consolider autour de quelques grandes sociétés avec le rachat de Documentum par EMC, de FileNet par IBM, Microsoft a lancé Sharepoint, Oracle a racheté Stellent…  En 2007, un courant Open Source de l’ECM démarrait avec Alfresco et Nuxeo, aussi porté par la vague émergeante du SaaS (software as a service) et du Cloud. HP vient tout récemment de racheter Autonomy qui en 2009 avait absorbé Interwoven alors que Open Text achetait Vignette quelques mois plus tard.

En 2010 Lexmark International, un fabriquant d’imprimantes issue il y a 20 ans de la division impression d’IBM, rachetait Perceptive Software, une start’up essentiellement développée aux Etats Unis qui depuis continue de fonctionner comme une entité indépendante au sein de Lexmark pour développer sa stratégie internationale. Le Magic Quadrant défini par Gartner en 2010 comporte une vingtaine de sociétés (voir tableau) auxquelles il faut ajouter HP depuis son acquisition d’Autonomy. Le cabinet d’analyse estime que le Web 2.0 et la vague du Cloud permettent l’émergence de nouvelles sociétés qui viennent compléter l’existant dans un environnement Internet désormais incontournable et fortement générateur de contenus d’entreprise. Mais  cet environnement est aussi de plus en plus régulé autour de la préservation et de la sécurité de ces contenus et l’Europe en particulier est entrée dans une politique proactive  de dématérialisation qui accélérera l’utilisation de l’ECM dans les administrations et les collectivités. Il estime que le marché en 2009 valorisé à 3.5 milliards de dollars, comprenant les revenues des licences de logiciels et de leur maintenance, devrait passer à $5.7 milliards en 2014 avec un taux de croissance moyen supérieur à 10%, mais relativement plus élevé en Europe et au Moyen Orient.

Perceptive software, un challenger appuyé sur un réseau international

Perspective Software, appuyé sur le réseau mondial de distribution existant de Lexmark,  est un challenger très actif dans le domaine de l’ECM, plus particulièrement vers des entreprises de taille moyenne, très sensibles à l’efficacité de leurs investissements informatiques. Florent Bavoux, Directeur Général Europe du Sud de Perceptive Software explique : « Lexmark nous offre une bonne entrée dans les sociétés, mais nous fonctionnons comme un éditeur de logiciel avec une équipe spécifique entièrement dédiée à nos activités. »  L’offre de Perceptive Software est basée sur le logiciel ImageNow. C’est un produit de capture, de gestion et de restitution des documents qui fonctionne et s’intègre dans pratiquement tous les environnements propriétaires existants. Cela signifie qu’une entreprise qui utilise SAP, Oracle ou Microsoft Office et SharePoint pourra capturer les documents dès qu’ils sont émis à partir de n’importe quelle solution d’impression, mail, fax, ERP ou d’autres solutions intégrées et pourra les gérer de façon adaptée à son fonctionnement, sans avoir à remettre en question ses procédures.

Une palette d’outils flexibles

Dans ImageNow, à une large palette d’outils de capture sont associés des outils de stockage, d’indexation, de recherche et de redistribution automatique des documents en suivant les flux d’information existants dans l’entreprise. Il poursuit : «  En général, une entreprise qui cherche à rationaliser et mieux gérer ses documents internes ou externes se voit proposer des solutions d’ECM qui remettent profondément en cause l’infrastructure dans laquelle elle travaille, conduisant à des investissements longs, coûteux, et des modifications des processus généralement mal acceptés par les utilisateurs. Tout ceci entraine de fortes perturbations dans le fonctionnement de l’entreprise pendant de longs mois, voire des années. Notre approche ne remet pas en cause l’existant, au contraire, elle vient s’y intégrer et s’adapter aux pratiques métiers sans changer les habitudes des utilisateurs.» Il cite l’exemple de Cap Gemini Nederland, société de services informatiques de 5500 employés, dont la difficulté était la perte fréquente de documents dans sa chaine de gestion des ressources humaines. « L’utilisation de ImageNow a permis la numérisation et la gestion de plus de 1.2 millions de documents papiers en moins d’un an, sans modifier les habitudes du département RH qui utilisait SAP. » précise-t-il.

Le « Learn Mode », un démonstrateur très efficace

Une analyse réalisée par Nucleus Research, une société américaine d’études de marchés, note que ImageNow offre plusieurs avantages qui répondent bien aux entreprises ne souhaitant pas s’aventurer dans un processus traumatisant de gestion de leurs documents. « Ceci provient en grande partie du Learn Mode (mode apprentissage), qui fait partie de ImageNow, explique le document d’analyse. C’est une technologie d’intégration immédiate (point and click), qui ne nécessite pas de développer du code. Elle permet d’établir des liens entre les documents existants et ImageNow et leurs enregistrements dans le système hébergeant. L’utilisateur peut ainsi immédiatement retrouver ses documents, dans leurs applications hôtes. »   Cette caractéristique permet, en quelques heures de démontrer l’impact de ImageNow sur la gestion des documents dans un environnement déjà établi. C’est une technologie de « screen scraping » à laquelle ont été ajoutés des modules et des agents intelligents qui déterminent la façon dont travaillent les utilisateurs des documents au sein même de leur environnement applicatif et la reproduit exactement, sans avoir à développer du code . « Le Learn Mode est moins intrusif et très explicite ajoute Florent Bavoux, puisqu’en quelques heures, les utilisateurs peuvent voir et mesurer eux-mêmes en direct la valeur ajoutée apportée par ImageNow dans leur process métier. »

« Content in context », un ROI très rapide

L’un des points fort de Perceptive Software, selon une analyse du Gartner Group, est sa capacité d’exécuter dans un environnement très concerné par les coûts, par les difficultés de mise en œuvre et d’adoption des solutions informatiques de production ainsi que par la rapidité et l’importance des retours sur investissement. « Nous pouvons très rapidement être en mesure de fournir du « content in context » ajoute Florent Bavoux, ce qui est crucial pour beaucoup de PME. Elles peuvent  mesurer rapidement l’impact et  l’apport de ImageNow sur leur gestion de documents ». Nucleus qui analyse plusieurs installations aux Etats Unis montre que la dématérialisation des documents et leur traitement au sein de la chaine électronique élimine de nombreux coûts (papier, stockage, classement, envois postaux, recherche, perte etc…). Il remarque que les sociétés ou les organisations faisant appel à des systèmes d’ECM doivent supporter d’importants coûts de consulting qui sont nécessaires pour définir la nouvelle architecture, alors que pour ImageNow, le consulting représente en général autour de 10% de l’installation complète, grâce au Learn Mode qui permet de s’intégrer plus facilement dans les applications, les formats de données et les procédures existants déjà. Voila une opportunité pour les administrations publiques dont les budgets sont trèsreserrés.

Les à côté de l’installation prévisibles et maîtrisés…

La formation du personnel à l’utilisation de ImageNow est réduite dans la mesure où les modifications apportées aux habitudes des utilisateurs sont mineures. Ainsi, le collège de Burnley près de Manchester en Angleterre a décidé en  de passer sous forme électronique l’ensemble de ses documents financiers (gérés par un logiciel propriétaire) puis l’ensemble de ses documents d’organisation et de suivi des cours et de gestion des élèves et enfin ses documents liés aux ressources humaines (environ 500 personnes). Susan Williams, directeur financier du Collage de Burnley précise, « non seulement la mise en œuvre de ImageNow s’est faite en quelques mois, par étapes successives bien maitrisées, mais cela nous a permis de ne pas recruter de nouvelles personnes qui paraissaient indispensables, et nous estimons que sur une période de 5 ans, nous économiserons au minimum 1 millions de £ et  sur beaucoup d’aspects, nous avons déjà constaté une nette amélioration de notre façon de travailler. Quant au prix de ImageNow conclue-t-elle, il n’était pas le plus bas, mais n’était pas le plus haut…. et nous n’avons pas eu de mauvaises surprise. »

Explore posts in the same categories: applications municipales, Usages et services

Étiquettes : , ,

You can comment below, or link to this permanent URL from your own site.

One Comment sur “Une approche métier de l’ECM avec Perspective Software”


  1. […] Une approche métier de l’ECM avec Perspective Software […]


Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s


%d blogueurs aiment cette page :